Kender du det, du sidder med en personaleadministrativ udfordring og du har absolut ingen idé om hvad eller hvordan du skal håndtere den?
Din virksomhed er gået fra at være en lille iværksætter drøm til at vokse sig til en mellemstor enhed med 15-20 medarbejdere eller flere og i takt med dette kan du se et stigende behov for personaleadministrative kompetencer i din forretning. Kompetencer du ikke selv besidder og kompetencer, du ikke havde forestillet dig der skulle være brug for. Du overvejer derfor at ansætte en administrativ medarbejder, til at tage telefonen, passe kalenderen og i øvrigt udføre det forefaldende kontorarbejde samtidigt med at vedkommende skal holde styr på de personaleadministrative rutiner, såsom at sikre sig at ansættelseskontrakterne er juridisk korrekte, at APV’en udfyldes og arkiveres korrekt, at persondatalovgivningen overholdes, at sygefraværet registreres og der følges op, at IT-sikkerhedspolitikken er opdateret og gældende etc. Alt sammen ting, der for den fagligt kompetente er lige til, men for den uvidende kan være stærkt udfordrende og i værste fald have en negativ økonomisk påvirkning af virksomhedens resultat.
Det er utvivlsomt, at der på et givent tidspunkt skal ansættes en fast ressource til at løse de personaleadministrative sager, men indtil da kan virksomheden med fordel outsource disse opgaver til nogen der har de rette kompetencer.
Ved at outsource opgaven til en kompetent ressource, vil virksomheden kunne optimere sin forretning og formodentligt kunne skyde processen med at fastansætte en specifik HR kompetence, indtil der er opgaver nok til en fuldtidsstilling og det dermed giver mening at ansætte. Alternativt kan man få strømlinet processer og procedure, sådan at man måske kan ansætte en medarbejder med en mere HR strategisk profil, der udover at vedligeholde det administrative kan bistå med de mere strategiske og ledelsesmæssige udfordringer der vil medvirke til at styrke forretningen.
De fleste er ikke i tvivl, når det kommer til at outsource opgaver som at få lavet en ny hjemmeside, eller opgaver omkring regnskab og eller økonomi, da det kræver de rette faglige kompetencer. Men når det kommer til at varetage det ansættelsesretslige eller øvrige HR opgaver, så vægtes de faglige kompetencer ikke nær så højt, da det oftest vurderes at det ikke har direkte indflydelse på virksomhedens bundlinje.
Ligeledes sætter man formodentligt ikke en ikke kompetent person til at håndtere virksomhedens primære forretning, da det vil kunne få alvorlige konsekvenser for virksomhedens omdømme og renommé. Men ofte ansætter man en administrativ kompetence og forventer at vedkommende har kendskab til personalejura, trivselsopgaver, datalovgivning etc. Uagtet at det personen måske er uddannet til er kontoradministration og ikke HR.
Hos HR ◉ to the point er vi netop den kompetente ressource, der kan understøtte din forretning med de HR- aspekter, du ikke selv kan, sådan at du ikke behøve at ansætte en person fast, før det er absolut nødvendigt.
Se mere på www.hrtothepoint.dk eller kontakt os på ssv@hrtothepoint.dk eller på tlf. 21 800 005
Foto: Pixabay.com
Tekst: Steen Svanholmer, HR ◉ to the point